Masz dwa dni na wyjazd zespołu w góry: pierwszego dnia warsztat, wieczorem wspólna kolacja, rano jeszcze rozmowa przy kawie. Kazalnica Family & Conference Resort może pasować do takiego planu, jeśli dobierzesz format spotkania do dostępnej przestrzeni i wcześniej ustalisz, gdzie dokładnie odbędzie się część biznesowa.
Dobry wyjazd firmowy zaczyna się od dopasowania sali do programu
- Kazalnica łączy apartamenty, posiłki i zaplecze rekreacyjne w górskim otoczeniu.
- Sal konferencyjnych szukaj w ofercie Hotelu Seidorf w Sosnówce i potwierdź osobno rezerwację oraz logistykę.
- Ustal układ pracy i liczbę uczestników przed wyborem sali. Pojemność zależy od jej rodzaju.
- Zaplanuj dojazd i przerwy, bo górskie położenie sprzyja odpoczynkowi, ale wymaga przemyślanego harmonogramu.
Kazalnica najlepiej pasuje do wyjazdu z pracą i odpoczynkiem
Po intensywnym kwartale zespół może potrzebować rozmowy w spokojniejszym otoczeniu, a nie całodziennej konferencji w rzędach krzeseł. Kazalnica w Sosnówce oferuje apartamenty, Bistro Kazalnica, kryty basen, saunę i salę zabaw. Taki zestaw sprzyja spotkaniu, w którym praca przeplata się z nieformalnym czasem razem.
Trzeba jednak rozdzielić dwie kwestie. Oferta resortu koncentruje się na noclegach i wypoczynku, a przestrzenie biznesowe są opisane w ofercie Hotelu Seidorf w tej samej miejscowości. Nie zakładaj, że sama nazwa „Conference Resort” oznacza salę konferencyjną w budynku, w którym śpi grupa. Przed wpłatą ustal adres sali, godziny dostępu i sposób przejścia między miejscami.
Prawdę mówiąc, w takim otoczeniu lepiej sprawdza się plan z wyraźnymi blokami: warsztat, przerwa, wspólny posiłek i czas wolny. Cały dzień prezentacji łatwo zamienia atrakcyjne miejsce w zwykłą salę z widokiem za oknem.
Dla 12 osób wybierz salę z zapasem, nie układ na styk
Wyobraź sobie spotkanie zarządu i liderów zespołów, łącznie 12 osób. Sala Szyszak w Hotelu Seidorf ma maksymalną pojemność 8 osób, więc odpada nawet wtedy, gdy sama liczba uczestników wydaje się niewielka. Sala Szrenica pomieści do 29 osób, co daje przestrzeń na pracę przy stole i materiały warsztatowe.
Inny wybór pasuje do rozmowy w bardzo małym gronie: Sala Śnieżka jest przeznaczona dla maksymalnie 10 osób. Jeśli zapisanych jest dokładnie 10 uczestników, nie zostaje zapas na dodatkową osobę prowadzącą czy gościa. Ja wybrałbym ją na zamknięte spotkanie zarządu, a przy warsztacie z większą liczbą osób postawiłbym na przestrzeń o wyższej pojemności.
Podane limity pochodzą z opisu sal Hotelu Seidorf. Poproś o potwierdzenie pojemności dla planowanego ustawienia: układ teatralny, szkolny i warsztatowy mieszczą różną liczbę osób. Sama maksymalna liczba miejsc nie odpowie też, czy zostanie miejsce na flipchart, catering lub pracę w podgrupach.
Przy większym evencie sprawdź osobną rezerwację w Hotelu Seidorf
Gdy w spotkaniu ma uczestniczyć większa część firmy, rozmiar sali przestaje być detalem. Oferta Hotelu Seidorf wymienia Salę Audytoryjną o pojemności do 150 osób oraz Salę Tarasola, która mieści do 180 osób. Tarasola jest opisana również jako przestrzeń konferencyjno-bankietowa, więc może odpowiadać wydarzeniu, które kończy się wspólną kolacją.
To odrębna oferta, dlatego przy planowaniu pobytu w Kazalnicy uzgodnij, kto odpowiada za salę, noclegi, posiłki i obsługę techniczną. Zapytaj też, czy korzystanie z sali oznacza rezerwację na wyłączność, jaki sprzęt będzie dostępny oraz czy można wcześniej sprawdzić prezentację i nagłośnienie. Jedna osoba kontaktowa po stronie organizatora pomoże spiąć ustalenia między obiektami.
Dane o wydarzeniach podpowiadają, by rozdzielić konferencję od integracji
Program firmowego wyjazdu łatwiej ułożyć, gdy wiadomo, co ma być jego głównym celem. W „Raporcie Przemysł Spotkań i Wydarzeń w Polsce 2024”, opartym na danych z 2023 roku, konferencje i kongresy stanowiły 54% raportowanych wydarzeń w objętych nim miastach, wydarzenia korporacyjne i motywacyjne 41%, a targi i wystawy 5%. Spotkanie biznesowe i integracja to dwa częste, ale różne formaty.
Te udziały dotyczą raportowanych wydarzeń miejskich, więc nie opisują każdej imprezy firmowej ani rynku wyjazdów w góry. Pomagają za to uniknąć programu, w którym próbujesz zmieścić naraz prezentacje, szkolenie i rozbudowaną integrację. Jeśli celem jest decyzja strategiczna, zostaw na nią osobny blok. Jeśli zespół ma się lepiej poznać, ogranicz formalną część i daj ludziom swobodny czas.
Dojazd, posiłki i przerwy ustal przed przyjazdem grupy
Górskie położenie pomaga oderwać się od codziennych obowiązków, ale część uczestników może dojeżdżać różnymi środkami transportu. Strona Kazalnicy podaje bezpłatny parking na terenie resortu oraz dojście pieszo do przystanku „Liczyrzepy” w około pięć minut. Przy pociągu trzeba doliczyć dojazd ze stacji w Karpaczu taksówką lub lokalnym transportem, więc zbierz wcześniej informacje o przyjazdach i zaplanuj wspólny transfer, jeśli grupa tego potrzebuje.
Przed zatwierdzeniem agendy przejdź przez poniższe sytuacje. Pozwalają wychwycić problemy, które potrafią rozbić harmonogram już pierwszego dnia.
| Sytuacja | Możliwy skutek | Co ustalić |
|---|---|---|
| Uczestnicy jadą pociągiem | Przyjazd do Sosnówki może wymagać dodatkowego transportu ze stacji w Karpaczu. | Godziny przyjazdów, liczbę osób i wspólny przejazd. |
| Warsztat ma pracę w podgrupach | Maksymalna pojemność sali może nie zapewnić wygodnego układu. | Rozstawienie stołów, sprzęt i limit osób dla tego układu. |
| W agendzie są wspólne posiłki | Przerwy mogą się wydłużyć, jeśli godziny serwowania nie pasują do bloku roboczego. | Godziny posiłków, dostępne menu i miejsce spotkania całej grupy. |
| Część zespołu przyjeżdża z osobami towarzyszącymi | Uczestnicy mogą potrzebować innego planu dnia niż osoby na szkoleniu. | Zakres rezerwacji, zasady dostępu do atrakcji oraz dodatkowe koszty. |
Dobry finał wyjazdu zaczyna się od jasnego podziału ról
Przed rezerwacją spisz w jednym dokumencie, kto zapewnia salę, nocleg, wyżywienie, sprzęt i transport. Kazalnica może dobrze zagrać jako baza pobytu firmowego, gdy górskie otoczenie i rekreacja wspierają cel wyjazdu, a część spotkaniowa ma potwierdzone miejsce i warunki. Najpierw ustal program oraz liczbę osób, potem dobierz salę i noclegi; taka kolejność oszczędza nerwowych zmian, gdy grupa jest już w drodze.
